Архивный отдел

 
     Архивный отдел администрации Кирсановского района (далее- отдел) является муниципальным архивом района в форме структурного подразделения администрации района без образования юридического лица. Отдел образуется постановлением администрации.
Отдел выполняет функции муниципального архива района, имеет угловой штамп, печать с изображением герба Российской Федерации.
Отдел образуется в соответствии со структурой администрации.
     Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется администрацией района, целевой объем ассигнований на содержание отдела предусматривается в бюджете района. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела может также производиться за счет субвенций и материальных средств, предоставляемых бюджетами других уровней для исполнения отдельных полномочий.
     Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией РФ, Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19,  Законом Тамбовской области от 03.03.2006 № 4-3 «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Тамбовской области отдельными государственными полномочиями Тамбовской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципальных образований», Законом Тамбовской области от 23.06.2006 № 54-3 «Об Архивном фонде Тамбовской области», Уставом Кирсановского района, иными законодательными и правовыми актами РФ и области, постановлениями и распоряжениями администрации района,
     Отдел организует выполнение возложенных на него функций
непосредственно и через архивы органов местного самоуправления, организаций, учреждений,     предприятий     (далее     - Организаций)    источников комплектования отдела в пределах своих полномочий.
     Основными задачами отдела являются:
  • Развитие и совершенствование архивного дела в Кирсановском районе, анализ его состояния;
  • Обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов, хранящихся в отделе;
  • Организационно-методическое руководство деятельности организаций - источников комплектования архива в области архивного дела;
  • Ведение государственного учета документов Архивного фонда Тамбовской области, хранящихся в архивах организаций - источников комплектования отдела.
     Отдел в соответствии с возложенными на него задачами исполняет следующие функции:
  •  Разрабатывает годовые и перспективные планы развития архивного дела в районе и составляет отчеты об их исполнении.
  • Формирует архивные фонды, обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов, включая хранение архивных фондов поселений,  в том числе:
  • Обеспечивает постоянное хранение, комплектование, учет и использование:
- архивных фондов и архивных документов организаций на носителях различных видов, а также документов личного происхождения, относящихся к архивному фонду Тамбовской области, переданных на законном основании на хранение в отдел;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;
- учетных документов, архивных справочников, картотек и других материалов, необходимых в практической работе отдела
  • Обеспечивает временное хранение, комплектование, учет и использование документов:
- постоянного хранения, образовавшихся в деятельности располагающихся на территории района организаций, относящихся к государственной собственности Тамбовской области, в ходе реализации отдельных государственных полномочий, переданных отделу в соответствии с действующим законодательством и (или) заключенными договорами.
- по личному составу ликвидированных организаций, зарегистрированных и (или) функционировавших на территории района, не имеющих правопреемников или вышестоящих организаций ;
По согласованию с администрацией при наличии свободных площадей и необходимых условий может осуществлять хранение других архивных документов организаций и граждан;
  • Организует свою работу в соответствии с административными регламентами :
- предоставление государственной услуги «исполнение запросов юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации»;
- предоставление муниципальной услуги «выдачи копий архивных документов, подтверждающих право на владения землей»;
- предоставление документов для исследователей в архиве;
  • Разрабатывает и, по согласованию с экспертно-проверочной комиссией управления культуры и архивного дела Тамбовской области, представляет на утверждение администрации района списки организаций - источников комплектования архива, ведет систематическую работу по их уточнению и усовершенствованию;
  • Осуществляет прием документов Архивного фонда Тамбовской области и других архивных документов на хранение в архив;
  •  Проводит в установленном порядке экспертизу ценности архивных документов, хранящихся в архиве;
  • Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к архивным документам, хранящимся в отделе, при наличии соответствующих технических средств и кадрового обеспечения создает автоматизированные информационно-поисковые системы, банки и базы данных, справочники о составе документов;
  • Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций - источников комплектования отдела, в том числе:по согласованию с руководством организаций и (или) в соответствии с заключенными администрацией договорами о сотрудничестве в области архивного дела, проводит консультации и оказывает методическую помощь по вопросам  сохранности, учета и использования архивных документов в организациях;
  • Рассматривает и согласовывает Положения об архивах, экспертных комиссиях организаций- источников комплектования архива;
  • Рассматривает и представляет на ЭПК управления культуры и архивного дела Тамбовской области для утверждения описи дел постоянного хранения, акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения; для согласования - описи дел по личному составу, номенклатуры дел организаций, акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, акты о неисправимых повреждениях документов;
  •  Изучает и обобщает результаты работы архивов организаций, распространяет их положительный опыт;
  •  Проводит совещания, семинары и консультации по вопросам организации архивного дела;
  •  Информирует органы местного самоуправления, иных заинтересованных лиц о составе и содержании архивных фондов и архивных документов отдела.
  • Исполняет запросы обращающихся на законном основании юридических и физических лиц о предоставлении документной архивной информации, выдает соответствующим образом оформленные архивные справки, выписки, копии документов, информационные письма, тематические перечни, тематические обзоры документов или письма об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве
  • Предоставляет документы для исследователей в архиве.
  • Популяризирует  архивное  дело  и  архивные  документы:   оформляет документные  выставки,  готовит материалы для  средств массовой  информации, проводит   встречи   с   общественностью, использует       иные        средства       для достижения указанной цели.